Office Manager

Wij zoeken een prettige, vrolijke en positief ingestelde collega in de functie van officemanager. Je bent verantwoordelijk voor de gehele back-office en handelt zelfstandig – vanuit de bedrijfsvisie – jouw werkzaamheden uit. Je takenpakket is zeer uiteenlopend en divers; van uitvoerende administratieve taken tot organisatorische taken.

Als office manager ondersteun je primair de directie en projectleiders bij de uitvoering van de dagelijkse gang van zaken. Daarnaast ondersteun je projecten, waarbij je communiceert met onze opdrachtgevers (financiele instellingen) over de planning en maak je afspraken voor consultants en het management. Je zorgt dat vliegtickets, hotelovernachtingen en afspraken goed gepland worden en hebt hierover contact met onze buitenlandse klanten. Je bent een verbindende factor in de verschillende teams. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor de normale gang van zaken zoals het aannemen van de telefoon, het beheren van de agenda van het management alsmede het uitwerken van correspondentie en het ondersteunen van het rapportageproces.

Een greep uit de werkzaamheden

Secretariële werkzaamheden

•  Agendabeheer consultants
•  Aannemen en doorverbinden van de (inkomende) telefoon
•  Opstellen en redigeren rapportages
•  Controle op huisstijl en uitstraling SASconsult (correspondentie, pand etc.)
•  Websitebeheer
•  Verzorgen van de post
•  Archiveren (in papierenfile en pc)
•  Invoeren, bijhouden en controleren van CRM systeem

Officemanagement werkzaamheden

• Verantwoordelijk voor de representatie van kantoor en pantry
• Gastvrouwschap: ontvangen van gasten
• Inkoop kantoorartikelen, food & beverage, huishoudelijke artikelen
• Contactpersoon voor extern automatiseringsbedrijf / verhuurder / schoonmaak
• Overige taken zoals bijvoorbeeld: telefonie, auto’s etc.

Organisatorische werkzaamheden

• Mede organiseren van bijeenkomsten/ trainingsbijeenkomsten

Eisen kandidaat
De ideale kandidaat voor de functie van office manager is zelfverzekerd, actief en sociaal vaardig. Daarnaast een no-nonsense houding, ondernemende houding met een kritische blik. Een pro-actieve instelling is hierbij van belang; je doet niet alleen dat wat je moet doen maar kijkt ook nog een stap verder. Je bent accuraat en precies en beschikt over goede organisatorische vaardigheden. Je bent toe aan het werken in een jong, ambitieus team en wilt proactief een bijdrage leveren aan de verdere ontwikkeling van SASconsult.

Kennis en ervaring

• minimaal MBO 4 werk- en denkniveau en relevante werkervaring
• Voldoende levens- en werkervaring
• Moedertaal Nederlands, goed taalgevoel en uitstekende kennis Engels taal
• Uitstekende kennis van MS Office

Vaardigheden

• Goed gevoel voor verhoudingen
• Teamworker, zelfstandig en accuraat
• Goede organisatorische vaardigheden
• Goed communicatief onderlegd
• Professionele en positieve werkhouding
• Zelfstandig en efficiënt kunnen werken
• Problemen signaleren en aanpakken
• Goed gevoel voor relatiebeheer

Gedragscompetenties

• Positief ingesteld en enthousiast
• Volwassen en beschaafde persoonlijkheid
• Dienstverlenend en klantvriendelijk
• Kwaliteitsbesef en oog voor detail
• Relativerend en humor
• Open en vriendelijk
• Oplossingsgericht en flexibel
• Energieke en authentieke persoonlijkheid
• Pro actief en teamplayer
• Secuur en accuraat
• Representatief en goede telefoonstem

Arbeidsvoorwaarden
• Ondernemende, prettige, informele werksfeer
• Gevarieerd takenpakket
• 24 uur per week is bespreekbaar
• Goede arbeidsvoorwaarden
• 25 vakantie dagen (obv. full-time dienstverband)